Змінили директора — податкові накладні можуть не зареєструватися

Українські компанії, які змінюють керівника, стикаються з проблемою реєстрації податкових накладних, складених за період повноважень попереднього директора. Податкова служба України зазначає, що такі накладні не можуть бути зареєстровані з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) нового керівника. Це створює складнощі для бізнесу, адже електронна система відмовляє в реєстрації документів.

Ключовий факт полягає в тому, що система перевіряє повноваження підписанта на дату складання податкової накладної. Якщо новий директор був внесений до Єдиного державного реєстру пізніше дати складання накладної, його КЕП для цих документів не є дійсним. Відповідно, підписати та зареєструвати такі накладні може лише особа, яка мала відповідні повноваження на момент їх оформлення.

Податковий кодекс України не передбачає винятків для технічних або організаційних причин, що призводять до порушення термінів реєстрації податкових накладних. Це означає, що за прострочення реєстрації застосовуються штрафні санкції, передбачені статтею 120-1 ПКУ. Розмір штрафу залежить від тривалості прострочення і може становити від 2% до 40% від суми податку на додану вартість (ПДВ), зазначеного в не зареєстрованій вчасно накладній.

Наразі чіткого алгоритму дій для платників податків у ситуації, коли попередній директор звільнений, а інших уповноважених підписантів не було, податкова служба не надала. Це залишає компанії в невизначеному становищі, де навіть з об'єктивних причин вони можуть бути оштрафовані через неможливість виконати вимоги щодо своєчасної реєстрації документів.

Що це означає: Підприємствам необхідно завчасно планувати процедуру зміни керівника, враховуючи всі аспекти реєстрації податкових накладних. Рекомендується переконатися, що всі документи за попередні періоди зареєстровані до зміни директора, або забезпечити наявність іншого уповноваженого підписанта (наприклад, головного бухгалтера), чий КЕП може бути використаний у перехідний період. Невиконання цих умов може призвести до значних фінансових втрат через штрафи.